行政工作人員手冊/Staff Handbook

一、總 則

本校行政工作人員，均係志工，以延續海外中文教育為職志，皆具熱忱與恆心，不計辛勞，竭力共襄盛舉。 為便開展工作，賦予必要名義，區分職責，各有專司。但於必要時，須通力合作，達成團結合作以臻校務之完美。 如有未盡事宜，得提交校務會議修訂，經董事會通過後實施。

二、行政工作組織系統表 (見後頁)

三、行政工作人員職責

A.  校長室 校長 校長對董事會負責學校一切行政事宜，釐定學校政策，負責校務正常運作。 對 內： 擬定全年行事曆，安排教室之數目及使用。 督導教務、訓導、總務、活動、資訊各項之正常運作。 召集教師甄、選評鑑委員會(由校長、副校長、教務主任組成)。 負責校內各項比賽之籌劃及校外各項比賽之參與。 新舊校長交接後監督各處各組交接事宜，並介紹全學年之主要工作。 學校通訊之審核。 對 外： 代表學校為學校之發言人。 參加北加州中文學校聯合會，為該會與學校之橋樑。 發佈新聞稿，刊登招生廣告，以及審核網站上刊登之資訊。 副校長 協助校長督導一般學校行政事務，如校長出缺時，代理校長之職。 協調及督導班代對校務工作參與和執行。 公關組 負責對外有關學校、機關之聯繫溝通工作。 與學校有重要關係之事項應先得到校長同意，始可以學校名義對外交涉。 負責向Kennedy、Monta Vista兩校或其他單位租借教室及場地。 他人不得擅自以學校名義對外連絡或租借教室及場地。 與教務處課務組和總務處溝通聯繫。 秘書組 協助校長處理公務及函件。 協調各處組業務。 協助校長、副校長研擬學校行事曆。 負責校務會議場地的安排，資料的影印整理以及相關所需的準備工作。 信箱取件登記及發文工作。 校務聯絡組 校務會議之通知。 協調議案之提報。 協助各處、組對校務活動工作人員的連絡。 校務助理 協助校長、副校長、祕書長、公關組長、連絡組長處理校務。

B.  教務處 主 任 規劃教學方針，督導教學事務的執行。 教材編輯，整理教材、教具。 督導註冊工作。 彙整學生成績單，交資訊處存檔。 負責規劃新生、轉學生、跳級生資格程度鑑定。 負責畢業生資格程度鑑定。舉行教學研討會，存入檔案。 主持校內學術比賽，甄選學生代表參加校外學術活動。 每學期開學前召開定期會議，請校長、副校長或董事列席指導， 必要時開不定期會議。 舉辦教學研討會，資料存入檔案。 瞭解教師上課情形與個人情況，並觀察學生學習反應，建立個別檔案。 處理教師請假代課事宜(學校備有代課老師) 教師因事請假須於二週前(生病則盡早)通知教務主任，填妥請假單送教務處，並對該天上課之課程交代清楚。 如遇臨發事件不能來上課，則由教務處臨請儲備教師代課。 出缺席名單交總務處薪資組處理。 處理老師分班、調班：依教師興趣、能力，並配合學校需要，由校方決定之，以兩年一換為原則，若班級結構變動，或教師自願對調，則以個案辦理。 保管教師人事檔案：教師簡歷，自傳及相關人事資料，或家長意見皆歸入機密檔案，除教師評鑑委員外，他人不得查閱。 主持教師會議。 負責甄選、評鑑教師。 負責優良師資評審。 審核客座講員資格、講題及內容。 副主任 協助主任督導學校教務，如主任出缺時，代理主任之職。 註冊組 負責設計招生事宜，每年招收新生兩班或三班(以二十人為原則，每班限三十人，超收必經校方及老師同意)，以公開公平為原則。招生廣告由校長代表學校對外發佈。 根據學生及家長手冊中註冊入學規訂，辦理舊生註冊、轉班及轉學生事宜。 新生、轉學生、跳級生經測驗後排入適當班級。 通知或帶領轉班生進入其適合之班級。 負責編班、編學號、製作學生名單，於開學前教師會議中交給各班教師，並發新舊生開學通知。於上課第一天在學校門口張貼教室分佈圖，在教室門口張貼學生名單。 學生註冊處理後，資料和學雜費交總務處處理。 學生註冊名單交資訊處存檔。 課務組 責統計出缺席教師，租借教室及場地。並與公關組和總務處聯繫溝通。 負責向文教中心領書發給學生。 保管圖書並作借書工作(借書以二週為限，教材及參考書以一學期為限)。 幫老師準備教具或收集補充教材，或借或拷貝錄音帶、錄影帶等，辦法另定。 作各班教學檔案，收集教學進度表，作業樣本，做教師手冊等。 師資培訓組 協調新進教師集訓、諮詢及儲備教師的聯繫工作。 協助發展師資、物色教師人選。 學術比賽組 舉辦校內、外學術比賽，並選拔學生參加校際比賽及各項活動。 聯繫參加校際比賽的學生和老師，並協助其準備相關資料。 學分轉換組 責學分鑑定各項工作，包括接受申請，審定名單，舉辦鑑定考試，核算學生成績提送成績給校區高中。 學分成績資料交資訊處檔案組保存。 整理、保管、更新鑑定考試試題。 教學研發組 研究教材、教具的改進，作為課務發展的參考。 協助教務主任研究，提高學生學習興趣及參與學校活動的相關辦法。 教務助理 協助教務主任及各組組長處理教務。

C.  訓導處 主 任 負責學校訓導工作。督導訓育、交通、護理及值班家長工作之執行。 副主任 協助主任督導學校訓導工作，如主任出缺時，代理主任之職。 訓育組 根據學生及家長手冊中訓育輔導細則規訂，執行訓育校安工作。 管制上下課時間(包括搖鈴)。 負責校區內安全巡邏事項，安排調度有關工作。 維持校園秩序，勸阻學生私自離校、打架及其他不良之行為。 交通組 根據學生及家長手冊中訓育輔導細則規訂，執行訓育校安工作。 負責指揮上、下課時之交通。 負責監督停車是否合宜，不可讓家長任意停車等候，以保持交通之順暢。各校區設教師專用停車位，僅供有停車證車子停放。 絕對禁止學生在停車場內嬉戲、奔跑。 如遇校區有特別活動時(如舞會)，可能家長停車位置有更改，必須遵守校區指示指揮交通。 護理組 學生在校內如發生疾病，或緊急意外傷害，立即通知家長或緊急連絡人；並得視病況送醫診治。學生在校內如發生輕為跌傷，經包紮後，立即通知家長。 訓導助理 協助訓導主任及各組組長處理訓導有關工作。

D.  總務處 主 任 對校長負責，籌備學校所有財務、會計及相關雜務。設財務、薪資、禮券、年刊及採購五組。 副主任 協助主任督導學校總務工作，如主任出缺時，代理主任之職。 財務組 會計：稅務申報、財務報告、預算分析、校產之建檔及保管。 出納：學校各項費用之收支，及管理帳戶收支平衡。 薪資組 準時支付教師薪資，保管教師I-9及W-4通訊資料，負責年底W-2的分發。 禮券組 負責保管及採購禮券，指派禮券工作小組轉售禮券，負責銀行帳戶的收支及帳務並報知財務組。 採購組 凡學校舉辦之活動所需或獎牌，獎品之請購單。經適當之核準，皆統一採買，依學校訂定之請款方法行之。(詳見施行細則) 制服管理：負責學校制服之出售、分發及庫存保管。 年刊組(Year Book) 編輯─年刊之催稿、設計校對、送印及分發。 廣告─年刊贊助廠商的連絡。 總務助理 協助總務主任及各組組長處理各種總務相關工作。

E.  活動處 主 任 負責規劃並協調聯絡處內各組活動。 辦理校內各項康樂與課外活動。 支援校外各項康樂與課外活動。 副主任 協助主任督導學校各項活動，如主任出缺時代理主任之職。 課外文藝組 負責課外活動招生事宜，以公平公開為原則。招生廣告由校長代表學校對外發佈。 負責課外文藝編班、製作學生名單。 協助課外文藝教師，租借教室及場地。並與公關組和總務處聯繫溝通。 體育組 負責規劃並協調聯絡組內工作人員辦理校內外各項體育活動，其活動包括組織與培養運動選手，參加各項校際球類比賽及華人運動會比賽。 聯歡組 規劃並協調聯絡組內工作人員與負責班級，辦理校內外各項聯歡活動。其活動包括野餐、新春聯歡、感恩之夜等活動。 攝影組 負責學校所舉辦各種學術比賽、聯歡活動、體育活動以及校務相關工作之攝影。 資料(照片)交資訊處檔案組存檔。 活動助理 協助活動主任及各組組長處理各項活動相關工作。

F.  資訊處 主 任 負責督導有關校務資料的搜集、整理、存檔及印製。 負責督導學校網站的編輯和維護。 負責協調通訊的編輯。通訊的內容須經校長同意後始得發行。 根據校務需求，經校務會議，通過後可成立若干專案小組，並督導專案小組之工作進展。 副主任 協助主任督導學校各種資料的處理，如主任出缺時，代理主任之職。 檔案管理組 學生名單、成績單。 教師及教室分配表。 工作人員名單及通訊資料。 收集、整理、存檔及印製有關校務之資料。 文書處理組 文件打字。 文件翻譯。 通訊組 負責定期編輯發行有關校務之資訊，上課時送發各班。通訊的內容須經校長同意後始得發行。 如有需要，可臨時印發資訊通知。 會議紀錄組 記錄校務行政工作人員會議、教師會議、班代會議、家長大會所討論事項。 會議記錄交檔案管理組存檔以為行事依據。 電腦顧問組 提供電腦相關技術之諮詢服務。 專案組 依校務需求及行政會議通過後成立，成立期限為一年。學校可視其進度情況報請董事會通過後酌以延長。 資訊助理 協助資訊主任及各組組長處理各種資訊相關工作。

四、本手冊經董事會通過後實施。

總務實行細則

一、費用之請領

凡與校務相關之費用，依購買單據及費用申請單，金額US$500以內，須經校長核准。US$500以上，需經總務、校長會簽後始能開支票。 經董事會或教師會議決定採購物品之費用不受此限。 如特殊個案經專案處理方式，其費用之申請亦不在此限。 費用申請單必須正確填寫，支票抬頭應以英文書寫，申請人及費用歸類，請勿漏寫。費用申請單及費用歸類請參附件。

二、學費退費標準

學生退費，在開學前以書面申請得退全額，但需扣除手續費US$20.00，開學後恕不退費。

三、班 費

每名學生，每一學年繳交$20為原則。由班代負責相關收支帳目。

四、罰 款

任何理由的銀行退票，手續費由出票人負責。

五、器材管理

學校各部門使用之器材，各自編列明細表，自行管理，於開學兩週內交總務編入校產檔案，在學年移交時，器材、明細表一併移交。

六、禮券

購買禮券應填寫購買單。每二百元為一單位。每一單位可有$4.00現金折扣。